Tel que son nom l’indique, un réseau social d’entreprise (ou RSE) est une plateforme qui reprend les codes des réseaux sociaux déjà existants. En revanche, il y a une différence fondamentale : il n’est destiné qu’aux membres d’une même organisation. Cette solution est particulièrement appréciée dans le contexte sanitaire actuel. En effet, la Covid-19 limite énormément les interactions entre les différents collaborateurs. Heureusement, grâce à un RSE, ces derniers peuvent poursuivre facilement leurs activités sans contact physique. Mais concrètement, quels sont les avantages de la mise en place d’un réseau social d’entreprise ?
Les possibilités offertes par un RSE
Réduire les obstacles hiérarchiques
Pendant longtemps, l’e-mail a été le seul canal de communication de toute entreprise. Il présente des avantages certains, tels que la possibilité d’inclure plusieurs participants à une discussion. En outre, les courriels envoyés font office de pièces justificatives lors d’éventuels débats. En revanche, comme il s’agit d’une lettre officielle, les interlocuteurs ont tendance à communiquer de façon très formelle. Par ailleurs, l’interface est très minimaliste et se montre donc peu innovante.
De son côté, un réseau social d’entreprise est une plateforme visible par tous les membres d’une équipe, d’un département, voire d’une direction. Tout le monde peut publier comme il le souhaite et les informations sont visibles en temps réel. Sur les réseaux sociaux grand public, cela s’apparente à des publications commentées. Bien évidemment, il est possible de marquer un collaborateur en particulier et d’ajouter des pièces jointes.
Privilégier l’échange de connaissances
Dans un RSE, les participants n’appartiennent pas toujours à la même branche de l’organisation. Cela est tout à fait normal, car la mise en place d’un projet requiert un savoir-faire dans plusieurs domaines.
Par exemple, prenons le cas d’une entreprise spécialisée dans la production et la vente de boissons gazeuses. Ainsi, lors d’une campagne publicitaire, il faudra conjuguer les efforts de plusieurs experts, notamment en finance, en logistique, en production, en marketing et en ventes. Certes, leur domaine de spécialité est différent. Mais c’est uniquement en travaillant ensemble qu’ils pourront atteindre les objectifs de performances de l’entreprise.
À travers la plateforme collaborative, chacun pourra donc suivre l’évolution du projet à tous les niveaux. En fait, tout le monde aura accès aux échanges et aux documents partagés. Non seulement cela améliorera la visibilité des membres, mais ils pourront aussi en savoir davantage sur le véritable travail de leurs coéquipiers.
Impliquer les collaborateurs dans l’entreprise
En entreprise, un des inconvénients principaux est le travail cloisonné. Effectivement, les salariés sont amenés à travailler dans leur bureau respectif et ne peuvent accéder qu’aux documents propres à leur département ou direction. Néanmoins, avec un RSE, tous les individus se rencontreront dans un seul écosystème.
Même si le RSE est une plateforme virtuelle, le fait de se trouver ensemble dessus permet d’orienter les membres de l’équipe vers des objectifs et des valeurs identiques. Cela contribue à améliorer la cohésion de toute une entité sur le long terme.
Limiter les réunions
En travaillant au bureau et en communiquant uniquement via e-mail, les membres de l’équipe ont une « fâcheuse » tendance à se réunir à tout-va. Toutefois, ces assemblées régulières prennent un temps conséquent. De plus, si l’ordre du jour contient plusieurs thèmes, il faudra en discuter une à une. Résultat : les personnes qui ne sont pas concernées par un thème donné doivent attendre leur tour.
Aujourd’hui, un réseau social d’entreprise permet d’éviter cette déconvenue. Il met à disposition divers outils de communication, tels que les tchats ou les appels vidéo (en duo ou en groupe).
Montrer à chacun à quoi sert son travail
Dans une organisation de grande envergure, il est souvent difficile de comprendre exactement la raison d’être de certaines missions.
Continuons avec l’exemple de l’entreprise qui produit et vend des boissons gazeuses. Parmi les personnes assignées à la logistique, certaines transportent simplement les matières premières et/ou des produits finis vers des destinations données. De ce fait, elles ne verront pas ce qui se passera ensuite. Toutefois, comme un RSE permet à tous d’avoir accès aux travaux en temps réel, chaque individu verra les étapes de tout un processus, allant de l’achat des matières premières, passant par la production, pour finalement arriver à la vente.
Ce suivi permet de rassurer les parties prenantes d’un projet de contempler le résultat de leur dur labeur. Désormais, il ne s’agira plus seulement de travailler pour gagner de l’argent. Les missions attribuées à chacun auront un sens profond.
Facebook : une solution envisageable, mais non optimisée
Jusqu’à maintenant, Facebook reste le réseau social le plus utilisé à travers le monde. Il se présente comme une plateforme polyvalente qui regroupe à la fois le grand public et des entreprises qui veulent promouvoir leurs produits. Par conséquent, ne pourrait-il pas servir de réseau social d’entreprise ?
Dans la pratique, cela est tout à fait faisable. En effet, Facebook possède déjà des bases solides et dispose des fonctionnalités principales requises par les membres d’une organisation : le tchat, le partage de documents et le partage de commentaires.
Malheureusement, malgré ses avantages indéniables, Facebook n’est pas optimisé pour la communication professionnelle. À dire vrai, c’est une plateforme grand public qui emmagasine trop de fonctionnalités, alors que le travail en entreprise a besoin d’un espace spécialisé. De plus, comme les messages personnels et professionnels sont regroupés dans un même endroit, il est très facile de se perdre dans ce fouillis.
Notez bien que Facebook ne convient pas uniquement aux échanges internes. Par contre, pour le marketing B to C, le numéro un des réseaux sociaux est tout à fait efficace. Voilà pourquoi presque toutes les entreprises possèdent une page Facebook, en plus de leur site web officiel.
La mise en place d’un réseau social d’entreprise
Bien que Facebook ne soit pas adapté aux interactions professionnelles, ce n’est pas le cas de tous les réseaux sociaux déjà existants. Skype fait, par exemple, partie des anciennes solutions auxquelles ont recours les membres d’une organisation depuis quelques années. Comme Facebook possède déjà son service de messagerie dédié (Messenger), l’application peut être réservée à un usage seulement professionnel. Le seul inconvénient est que l’interface n’est pas assez ergonomique pour suivre minutieusement le travail. Il suffit de s’absenter quelques heures pour rater une centaine de messages. En conséquence, il peut y avoir une perte d’informations.
Si Skype Professionnel ne suffit pas (maintenant remodelé en Microsoft Teams), il y a des plateformes basées sur le principe de to-do list, telles que Trello. Ce programme réunit les parties prenantes dans un espace où l’on peut créer une carte pour chaque projet. Les membres peuvent librement modifier les détails dans une carte, y ajouter des fichiers et écrire des commentaires. Ce processus intuitif permet de gagner beaucoup de temps.
Ce ne sont là que des exemples parmi tant d’autres. En revanche, pour une organisation formelle, il est préférable de passer par des experts en développement de RSE. Ces spécialistes pourront concevoir la plateforme adaptée scrupuleusement aux besoins de l’entité. Il est, par exemple, possible de reprendre les bases des réseaux sociaux déjà existants et ajouter d’autres fonctionnalités. Une fois que la plateforme est conçue, ces mêmes experts pourront présenter le fonctionnement du RSE à l’ensemble des utilisateurs.
Au final, le réseau social d’entreprise a une place prépondérante dans la gestion des activités de toute organisation. Non seulement il permet d’améliorer la productivité, mais cette plateforme crée aussi une cohésion entre ses différents membres.
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