La GED ou gestion électronique de documents est un système informatique utilisé pour gérer des documents numériques. En quoi consiste les solutions GED et quels sont ses avantages ? Découvrez tout ici !
Le système est intégré au logiciel GED d'entreprise et est généralement utilisé comme application pour les smartphones et les tablettes. GED peut effectuer un traitement numérique de documents papier ou un traitement non réaliste des processus commerciaux associés. La gestion électronique des documents utilise des outils et des fonctions pour gérer toutes les étapes du cycle de vie des documents numériques :
Les documents sont archivés électroniquement pendant la période de conservation.
Processus de gestion électronique des documents (GED)
La GED fait référence à tous les processus numériques liés à la gestion électronique des flux de documents. Les besoins et obligations des entreprises en matière de fichiers numériques sont les mêmes que ceux des documents papier. La configuration de la gestion électronique des documents peut annuler les processus commerciaux liés aux documents numériques.
GED est responsable de la gestion des documents et de leur contenu lors de la numérisation des documents papier ou de la création de documents électroniques et pendant toute la durée de conservation légale. Par conséquent, le logiciel a les fonctions suivantes :
Logiciel GED
En utilisant le logiciel GED, la gestion électronique des documents peut être effectuée. C'est lui qui permettra la mise en œuvre des fonctions et des systèmes nécessaires au sein d'un même outil. Avec une interface intéressante et une application pour smartphone, le logiciel GED simplifie l'accès des employés aux fichiers de l'entreprise. Il vous permet également d'analyser le flux de documents et d'automatiser certaines tâches répétitives, telles que la vérification des factures fournisseurs.
A quoi sert le logiciel GED ?
La GED (Gestion Electronique de Document) permet la numérisation, l'indexation, la recherche, la distribution et l'archivage des documents. Il vise à utiliser des outils faciles à utiliser pour rendre les processus d'affaires de l'entreprise irréalistes. La GED peut également réduire l'utilisation de papier et même atteindre l'objectif de zéro papier.
Qu'est-ce que la GED d'entreprise ?
La numérisation des documents papier est parfois nécessaire pour les entreprises (travail en ligne, échange d'informations). Mais les documents électroniques nécessitent une gestion complète : organisation des fichiers, protection du contenu, etc. En mettant en place le projet GED, l'entreprise peut optimiser la gestion des fichiers (numérisation, tri, archivage, etc.) tout en s'assurant de la légalité des fichiers. Grâce au logiciel GED avec une interface intuitive, les solutions GED facilitent la recherche, le stockage et l'échange de littérature. Les données et le contenu de l'entreprise sont accessibles 24 heures sur 24 dans le cloud sur un PC, une tablette ou un smartphone.
L'interface peut également être liée à divers logiciels commerciaux de l'entreprise. Par exemple, après avoir stocké le contenu d'une facture fournisseur dans une application, il est immédiatement communiqué au logiciel de gestion comptable. Ensuite, il peut également être utilisé comme bibliothèque de documents administratifs unique.
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Quels sont les avantages de la GED ?
Par rapport à la gestion documentaire traditionnelle, la mise en œuvre de solutions GED présente de nombreux avantages. Il peut considérablement économiser l'impression, la distribution et l'archivage de documents papier. De plus, l'automatisation de certains processus métier et la recherche documentaire pratique permettent de gagner beaucoup de temps.
Les collaborateurs de l'entreprise peuvent se concentrer sur un travail à réelle valeur ajoutée. De plus, GED est responsable de donner aux documents numériques la même valeur juridique que leurs documents papier originaux. Cela facilite la recherche d'informations sur l'URSSAF ou les exigences fiscales. Enfin, du fait de la réduction du papier, la dématérialisation et l'utilisation d'outils d'électroérosion ont un impact environnemental considérable.
Pourquoi souhaitez-vous réaliser le projet GED ?
La configuration de GED permet de stocker, classer et archiver les documents dans le même logiciel. Par conséquent, le projet GED peut améliorer la recherche documentaire, la gestion documentaire et le suivi des documents tout au long du cycle de vie, ainsi que l'efficacité du travail des employés de l'entreprise.
Raisons de la création de GED :
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations (entreprises, communautés) s'intéressent à la création de GED. Les économies de coûts peuvent stimuler l’enthousiasme lié à l’utilisation de systèmes électroniques pour gérer les documents et les données. Les coûts liés à la gestion du papier (impression, archivage, conseil) sont parfois très élevés.
Une autre raison d'utiliser les solutions GED est de gagner du temps en automatisant certains processus (comme le partage des factures clients avec le service comptable).
La dématérialisation des documents et des processus métiers favorise également le travail collectif, la communication interne et la mobilité professionnelle. Sur la base des types de fichiers et de la recherche documentaire, l'archivage numérique permet de respecter les délais de conservation légaux.
Bénéfices attendus de la mise en place de la GED
Lorsque les entreprises choisissent de mettre en œuvre des solutions GED ou ECM (Enterprise Content Management), elles s'attendent à certains avantages. Voici une liste exhaustive des avantages de la GED:
- Améliorer la traçabilité des documents;
- Renforcer le contrôle de l'acquisition d'informations;
- Accélérer les processus d'affaires (réduire le temps de traitement);
- Faciliter l'accès des utilisateurs aux données;
- Réduire les coûts de papier (impression, archivage, envoi postal);
- Plusieurs services peuvent traiter le même document en même temps;
- La fluidisation des échanges d'informations.
L'utilisation du logiciel GED peut également donner aux documents la même valeur juridique que les documents. Cela peut également réduire l'empreinte écologique de l'entreprise.
Comment fonctionne la GED ?
Le travail de la GED est divisé en 4 étapes :
- Acquisition
- Espace de rangement
- La gestion
- Distribuez des documents et des données d'entreprise.
Ces processus utilisent des solutions différentes, en fonction de la nature du logiciel et de la documentation GED.
Collecter des fichiers et des données (aquisition)
Pour intégrer des documents électroniques dans un système informatique GED, il existe plusieurs possibilités. Cela peut impliquer l'élimination des documents papier par la numérisation ou la création de documents numériques originaux. Il est également possible d'intégrer des documents existants créés en interne ou envoyés par les salariés via des échanges informatiques.
Stocker et archiver le contenu dans GED
Ensuite, le logiciel GED gère le stockage en ligne et l'archivage des fichiers en fonction du type de document (contenu, quantité, durée de conservation légale). Assurer la sécurité des informations tout au long du processus.
Opérations GED liées à la gestion des fichiers
En termes de gestion documentaire, la GED présente de nombreux avantages. Il est responsable de l'archivage et de l'indexation des documents afin de faciliter la recherche documentaire des utilisateurs et d'améliorer l'efficacité du personnel. La gestion électronique des documents permet également la mise en œuvre d'autres outils et solutions GED : automatisation des workflows, envoi de données vers des logiciels comptables, etc.
Diffusion des données et partage d'informations
Un projet GED complet peut simplifier le partage d'informations entre les employés. Les entreprises peuvent également envoyer des fichiers par e-mail directement via la plate-forme en ligne, et même demander au fournisseur d'envoyer une lettre à leur emplacement.
Comment mettre en place une GED ?
Pour configurer GED, vous devez déterminer les exigences de gestion des documents et les objectifs commerciaux. Nous testons ensuite la solution GED sélectionnée pour un service spécifique puis effectuons des ajustements avant d'implémenter l'outil GED final.
Définissez votre projet GED en fonction des besoins métiers
Avant de configurer GED ou ECM (Enterprise Content Management) en anglais, il est important de déterminer les besoins de l'entreprise concernant :
- La quantité et la nature des documents électroniques : factures clients, contrats;
- Stockage de fichiers : importer des fichiers, numériser des fichiers papier
- Archivage et indexation de documents : recherche documentaire, workflow automatique;
- Gestion des documents : accès, modification, surveillance, échange entre utilisateurs et autorisations de dépôt.
Si vous souhaitez utiliser les services d'un éditeur de logiciel de gestion de documents, vous pouvez demander une révision. De cette manière, vous pouvez vous familiariser avec les fonctions existantes et imaginer un système GED cohérent. La gestion des flux de documents requise et l'environnement numérique de l'organisation font partie des données considérées.
Mettre en place une GED adapté
Sur la base des données recueillies lors de la réalisation du projet de dématérialisation et des bénéfices attendus de la gestion électronique des documents, une période de test peut être démarrée pour le service. Il sera possible de mesurer l'impact de ce changement sur le traitement de l'information et les processus d'affaires.
Ensuite, nous pouvons ajuster le contenu exact du logiciel GED et choisir une solution cohérente pour y parvenir. Il peut s'agir d'une méthode métier (un logiciel GED par service) ou d'un système horizontal (un seul outil GED pour toute l'entreprise).
Comment faire une bonne GED ?
Afin d'obtenir un bon GED, vous devez identifier les besoins spécifiques de votre entreprise et créer des fonctionnalités en conséquence. Lors de la gestion et de l'archivage de documents dans GED, il est également essentiel de garantir une bonne sécurité des données.
Créer des fonctions GED en fonction des besoins de l'utilisateur
Les solutions mises en œuvre dans les projets de non-implémentation de documents et de processus varient d'une entreprise à l'autre. Réaliser une bonne GED, c'est d'abord créer un système numérique pour répondre aux problématiques des collaborateurs et apporter des solutions adaptées. Par conséquent, lors de la création d'outils de gestion électronique de documents, il est important de prendre en compte le travail de chaque service et les opinions de chaque utilisateur. Tout d'abord, il s'agit d'un effort de collaboration.
Un bon GED peut stocker, archiver, gérer le flux de documents ou simplifier la recherche de documents. Cependant, l'organisation des outils GED doit répondre aux objectifs de l'entreprise, comme l'automatisation des tâches répétitives (par exemple, la vérification des factures) ou l'arrêt définitif du stockage des documents papier.
Assurer la sécurité des données lors de la gestion et de l'archivage des documents.
Un bon GED doit assurer la sécurité de son contenu en fonction de l'importance de chaque document. Les logiciels GED peuvent utiliser différentes méthodes pour protéger les informations commerciales :
Selon la gestion des utilisateurs pour lire, modifier ou supprimer les autorisations de document
Traçabilité du flux documentaire et gestion de toutes les étapes de son cycle de vie
Sceller le document et confirmer l'auteur de son contenu (par exemple, signature électronique
Mettre en œuvre des solutions de dépôt électronique dans le délai légal de conservation des documents. De manière générale, les logiciels de gestion des documents de gestion fournis par les sociétés spécialisées dans la GED peuvent répondre à toutes ces exigences.
Comment choisir un logiciel de GED ?
Pour choisir le logiciel GED, vous devez déterminer la quantité mensuelle de documents de l'entreprise et annuler les fonctions nécessaires à la gestion des documents. Vous devez également choisir un éditeur qui fournit un logiciel GED évolutif adapté aux processus métier de votre entreprise.
Évaluez vos besoins en gestion documentaire avant de choisir un logiciel GED
Avant de commencer à rechercher un logiciel de gestion électronique de documents, les entreprises doivent comprendre leurs différents besoins. Déterminez le nombre de documents électroniques et papier traités chaque mois. Sur la base des données collectées, l'entreprise doit lister les outils, services et fonctions GED (travail collaboratif, workflow) qui doivent être placés.
Une fois que vous connaissez vos critères, vous pouvez commencer à classer différents éditeurs GED qui proposent des solutions adaptées. Avant de choisir un logiciel GED, il est important de vérifier sa compatibilité avec le SI (Système d'Information).
Choisissez un logiciel GED évolutif en fonction de votre processus métier
Le logiciel GED fournit aux clients des services de stockage de données, de classement électronique et même des solutions simplifiées de récupération de documents. Consulter les avis des utilisateurs peut parfois aider à faire le choix d'un éditeur, en particulier en ce qui concerne le service client. Cependant, il est plus important de s'assurer que les outils GED sont adaptés aux processus métier de l'entreprise et de son industrie.
Par exemple, les besoins des cabinets comptables en ECM (Enterprise Content Management) seront différents de ceux des entreprises de construction. De plus, la gestion informatique et électronique des documents est en constante évolution. C'est pourquoi il est préférable de choisir un éditeur qui propose des services évolutifs et régulièrement mis à jour lors du choix d'un logiciel GED.
L'utilisation d'une GED
L'utilisation de GED est très simple. La numérisation des documents papier se fait par téléphone ou imprimante. Vous pouvez le trouver via la barre de recherche, puis vous pouvez l'utiliser en ligne, utiliser l'outil GED intégré pour partager et gérer les autorisations des autres utilisateurs.
Intégrer la documentation dans GED.
Pour intégrer un document papier dans un outil GED en ligne, il vous suffit de le prendre en photo avec votre téléphone mobile via l'application. L'utilisation d'un scanner pour dématérialiser un document peut créer une copie avec une valeur légale égale au document original.
Les utilisateurs peuvent directement intégrer des fichiers créés directement au format électronique dans le logiciel. Les documents sont automatiquement classés par indexation dans le système informatique et stockage des documents dans le SAE (Electronic Filing System) de la GED.
Traiter les fichiers dans EDM
Pour rechercher des documents, des données ou des informations dans le logiciel EDM, il vous suffit généralement d'utiliser la barre de recherche. L'utilisation de mots-clés simplifie la recherche documentaire. Selon le logiciel, les utilisateurs peuvent accéder à plusieurs outils et solutions.
Cela peut être une fonction d'organisation automatique des documents en fonction du contenu des documents (devis, factures clients). De plus, il est très facile de vérifier la version du document et de gérer les permissions des utilisateurs.
Archiver des documents avec la GED
Pour rechercher des documents, des données ou des informations dans le logiciel EDM, il vous suffit généralement d'utiliser la barre de recherche. L'utilisation de mots-clés simplifie la recherche documentaire. Selon le logiciel, les utilisateurs peuvent accéder à plusieurs outils et solutions.
GED est responsable du classement des documents en fonction de leur organisation précise en fonction de leur nature et de leur contenu. L'utilisateur du logiciel GED ne gère que l'annulation du processus de réalisation et l'archivage des documents dans le système informatique.
Vous connaissez désormais tout sur les solutions GED et ses avantages. Que ces informations vous soient utiles !
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