La visioconférence est le moyen le plus populaire pour organiser des réunions avec des collègues et des clients situés dans des lieux différents. Auparavant, le coût et la complexité des systèmes de vidéoconférence les rendaient plus adaptés aux grandes organisations. Les solutions d'aujourd'hui, cependant, sont faciles à installer, simples à utiliser et relativement peu coûteuses, ce qui a ouvert leur utilisation aux entreprises de toutes tailles.
Cependant dans les grandes entreprises, il est important de bien choisir votre solution de visioconférence pour apporter une qualité de réunion la plus grande possible.
Une étude récente montre que plus de 98 % des moyennes et grandes entreprises sont susceptibles d'acheter des solutions de vidéoconférence, et que deux tiers des petites entreprises prévoient de faire de même. L'augmentation du travail à distance stimule le besoin de solutions de vidéoconférence.
75 % des employeurs souhaitent disposer d'un logiciel de vidéoconférence pour organiser des réunions avec des employés distants, tandis que trois quarts d'entre eux déclarent avoir besoin de ce type de service parce qu'ils ont plusieurs bureaux.
Alors qu'il est de plus en plus fréquent que les gens travaillent à distance, la visioconférence aide les équipes à collaborer d'une manière que les appels téléphoniques ne peuvent tout simplement pas égaler. Par exemple, avec la visioconférence, vous pouvez voir les gestes physiques et les expressions faciales, et vous avez la possibilité de partager des écrans.
Une nouvelle simplicité dans la visioconférence a également ouvert la porte à une plus grande utilisation. Plutôt que d'organiser principalement des réunions avec de grands groupes, ces systèmes peuvent aussi facilement être utilisés pour des chats vidéo individuels.
Il est important de choisir le bon service de vidéoconférence pour votre entreprise et de poser les bonnes questions. Combien de participants assisteront-ils régulièrement à vos appels ? Avez-vous besoin d'intégrer d'autres applications, telles que le partage de document pour partager avec d'autres utilisateurs ? À quelle fréquence prévoyez-vous de programmer des vidéoconférences ?
Vous devez tenir compte de tous ces facteurs avant de vous décider. Une plateforme offrant des dizaines de fonctionnalités peut être un gaspillage d'argent, mais un service de vidéoconférence gratuit peut ne pas offrir les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Si vous êtes à la recherche d'une solution de vidéoconférence, voici tout ce que vous devez savoir sur ce que ces solutions offrent et comment en choisir une.
Avantages de la visioconférence
La visioconférence est une technologie qui permet la transmission simultanée de vidéo et de son entre deux utilisateurs ou plus à l'aide de communications matérielles et logicielles.
La visioconférence est déjà bien implantée dans l'environnement de l'entreprise et est utilisée aussi souvent que la téléphonie. Cela dit, la visioconférence présente de nombreux avantages par rapport aux appels téléphoniques et aux réunions en face à face. Elle vous permet de résoudre rapidement les problèmes commerciaux, crée des conditions confortables pour la communication avec les collègues, les clients et les partenaires, et vous permet également d'économiser considérablement d’argent.
Gagner du temps
La visioconférence vous permet de tenir des réunions avec des employés, des partenaires et des clients à distance sans quitter le bureau. Pas de déplacement fastidieux jusqu'au point de rendez-vous ou voyage d'affaires.
Facilité d'utilisation
Vous pouvez appeler et participer à des conférences depuis votre lieu de travail ou votre salle de réunion à l'aide d'un équipement de visioconférence spécial, d'un ordinateur ou d'un smartphone.
Evolutivité
Le nombre de participants n'est limité que par les capacités de l'infrastructure de visioconférence et vos besoins : vous pouvez communiquer avec un abonné, un groupe de participants, ou créer un webinaire qui sera vu par des milliers de personnes.
Réalisme
La communication vidéo transmet beaucoup plus d'émotion qu'une conversation téléphonique - il est important d'établir le contact avec l'interlocuteur et de résoudre les problèmes commerciaux. De plus, la communication vidéo ne permet pas les distractions et se concentre uniquement sur la communication, comme lors d'une réunion en face à face.
Sécurité
Les systèmes de visioconférence modernes vous permettent de travailler dans des réseaux fermés sans connexion Internet, garantissant ainsi une sécurité maximale de la transmission de données. Lors de la connexion au réseau, des protocoles TLS sont utilisés, ce qui vous permet de crypter en toute sécurité les informations.
Les critères de choix pour une solution de visioconférence
Voici ce que vous devez prendre en compte lorsque vous cherchez une solution de visioconférence :
Nombre de participants
Considérez combien de participants sont susceptibles de se rendre régulièrement à vos conférences. Avec certains services, vous pouvez vous connecter gratuitement à une poignée de participants. Si vous n'avez pas besoin de vous connecter à un grand nombre de personnes, vous ne paierez peut-être pas grand-chose (ou rien du tout). D'autres services sont spécialisés dans la connexion d'un grand nombre d'utilisateurs. La gamme est large, et savoir ce dont vous avez besoin avant de commencer à chercher peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Flux vidéo
Bien que de nombreux services de visioconférence se vantent que leurs réunions peuvent accueillir des centaines, voire des milliers de participants en même temps, ils limitent généralement le nombre de flux vidéo ; d'autres, en revanche, ne le font pas. Il serait bon que vous vous renseigniez sur la manière dont le service limite les aliments pour animaux ou sur le fait qu'il les limite avant d'acheter. En outre, vous devez vous assurer que la qualité de la vidéo est excellente. Certains services proposent des vidéos HD, d'autres non.
Facilité d'utilisation
Ne laissez pas une interface utilisateur peu conviviale freiner votre activité. Sinon, vous commencerez des présentations sans que les participants essentiels ne les regardent ou vous raterez l'occasion de vous connecter.
Types de réunions
Avec certains services haut de gamme, vous pouvez gérer différentes salles en fonction du type de réunion que vous organisez. Organisez-vous un forum ouvert de questions-réponses où chacun peut donner son avis ? Vous faites une présentation ou une conférence et vous préférez que les participants ne puissent pas communiquer ? Sachez quels types de réunions vous organisez habituellement. Si vous organisez des réunions variées, recherchez un service qui répond à tous vos besoins.
Expérience mobile
L'objectif de la vidéoconférence est de se connecter avec des personnes à distance, ce qui implique parfois de se connecter à partir d'appareils mobiles. Essayez un service de vidéoconférence sur les tablettes et les smartphones pour vous assurer que ces participants ont une expérience aussi positive que ceux qui se connectent via un ordinateur de bureau ou une salle de conférence.
Enregistrement vidéo et audio
Il est parfois utile de conserver les points forts d'une réunion pour plus tard. La capacité d'enregistrement vidéo et audio est essentielle si vous avez besoin de revenir en arrière et de réécouter des réunions ou des conférences. En outre, il peut être utile de disposer d'archives en ligne des réunions passées. Par exemple, vous pouvez enregistrer des bribes de réunions pour l'initiation ou le matériel de formation des nouveaux employés. Notez l'espace d'enregistrement dont vous disposerez. Beaucoup de ces services stockent les enregistrements dans le nuage et limitent l'espace de stockage de chaque utilisateur.
Partage d'écran
Le partage d'écran permet de maintenir l'attention des participants et rend la réunion plus interactive. Si vous devez expliquer les détails d'une présentation ou montrer à un employé distant comment accéder à certains documents, le partage d'écran peut vous aider à le faire plus efficacement.
Intégration d'applications
De nombreuses solutions de visioconférence vous permettent d'intégrer des applications tierces, telles que Microsoft. L'association d'un logiciel que vous possédez déjà avec un système de vidéoconférence peut vous aider à importer des présentations et des documents. En outre, de nombreux services ont des capacités de prise de notes, et certains permettent aux participants d'ajouter leurs propres notes. Réfléchissez aux applications que vous utiliserez avec votre système de conférence et au degré d'influence que vous souhaitez que les participants aient sur une réunion.
Une autre intégration à prendre en compte est votre calendrier. Certains services de vidéoconférence fournissent des plugins pour des programmes tels que Google Calendar et Outlook. Cela vous permet de programmer des réunions rapidement et facilement.
Les meilleures solutions de visioconférence
Zoom, le spécialiste de la visioconférence
Zoom est devenu le leader incontesté des solutions de visioconférence dans le monde. Le programme a beaucoup de critiques positives de la part des clients, sa note moyenne est de 4,5 sur 5.
Zoom fournit aux utilisateurs une messagerie et une communication simplifiée sur n'importe quel appareil. Il relaie la visioconférence d'entreprise du PC au téléphone. Permet de maintenir une communication vidéo entre 1000 participants, il convient donc aux grandes entreprises.
C’est souvent la solution que nous recommandons et que nous installons chez nos partenaires.
Microsoft Teams, l’acteur historique
Microsoft Teams s'accompagne d'un abonnement à Office 365, qui vous donne accès à une série d'autres applications et services Microsoft. Il existe également une version gratuite de Microsoft Teams, dotée d'un ensemble de fonctionnalités assez étendu, qui permet notamment de prendre en charge jusqu'à 300 participants à une visioconférence. Cependant, au moins un plan Office 365 Business Essentials ou Business Premium est nécessaire pour programmer et enregistrer des réunions.
Si vous avez un écosystème Microsoft, cela permet d’avoir des outils bien intégrés.
HCL Sametime et la vidéo conférence
Vous pouvez également réaliser des réunions en ligne grâce à HCL Sametime, cette solution a également des fonctionnalités de messagerie instantanée et de partage de fichiers avec un système de sécurité fort.
Pour en savoir plus sur l'installation de ces solutions de visioconférence dans votre entreprise, vous pouvez nous contacter et poser vos questions.
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